OFFICE MANAGER - Antananarivo

25/10/2024 | TOZZI GREEN Madagascar | Contrat CDI | Antananarivo

Energie renouvelable

Accompagne le dirigeant d’entreprise, personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

ATTRIBUTIONS :

1. Organisation de l’agenda du dirigeant :
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels : réunions, déplacements, mission, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, …
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, …)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Organiser et coordonner les informations internes et externes
- Prendre en charge le suivi des dossiers et assurer les travaux de secrétariat
- Optimisation de la gestion des activités de la Direction

2. Communication :
- Rédiger des supports de communication : notes, correspondances, reporting, comptes rendus, …
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la société ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant)

3. Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Dirigeant :
- Assurer le flux et la synchronisation de toutes les Directions rattachées à la Direction Générale,
- Organiser et gérer les déplacements et missions
- Assurer la gestion budgétaire de la Direction.
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting …).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

BACC +4 minimum en Gestion ou Administration
- 5 ans d’expériences professionnelles minimum
- Très bonne capacité rédactionnelle
- Maîtrise de l’informatique bureautique (office)
- Maîtrise de l’organisation des événements
- Parle couramment le français, l’anglais et le Malagasy
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage

Aptitudes professionnelles :
- Discrétion
- Autonome
- Proactif
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Dossiers de candidature : lettre de motivation mentionnant les prétentions salariales, CV avec Photo d’identité récente, et 3 références professionnelles minimum

Seuls les dossiers sélectionnés feront l’objet d’un test et entretien.

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