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Chargé(e) de missions administratives, production et SAV-réf:CMIM0325 - Antananarivo 

04/03/2025 |  Rouge Hexagone  |  Contrat CDI |  Date limite de candidature : 27 Mars 2025 |  Antananarivo 
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Externalisation

1. Identification
Service : Administratif, Production et Relation Clients Fournisseurs

2. Mission principale
-Assurer la gestion administrative et comptable (20% du temps) de l’entreprise en collaboration avec des prestataires externes, les fournisseurs et clients.
-Assurer la gestion des commandes (80% du temps), des suivis de production et des services après-vente en lien direct avec les clients et les fournisseurs.

3. Activités et tâches principales

A - Administratif
a) Administration générale

-Suivi des paiements clients :
Déposer et faire le suivi des factures (mandats administratifs) sur la plateforme Chorus.

-Reporting hebdomadaire :
Mettre à jour un tableau récapitulatif des ventes de l’entreprise (de plus en plus automatisé).

-Rédaction de devis clients :
Rédiger et envoyer des devis depuis le site internet et le back office (BO).

-Gestion de la boite mail « contact » + « administratif » :
Trier les messages entrants et les dispatcher vers les différents pôles concernés (20 mails environ).

-Répondre aux questions des clients, prestataires de services et fournisseurs.
Réponse téléphonique :
Répondre aux appels et rediriger les interlocuteurs vers le bon service ou la bonne personne.


b) Comptabilité et gestion financière

-Préparer la déclaration mensuelle de TVA pour le cabinet comptable.
-Lettrer le grand livre et apporter des réponses aux écritures en collaboration avec le comptable externe.
-Avoirs et remboursements clients :
Émettre des avoirs sous forme de codes promotionnels.

c) Ressources humaines

-Recrutement (occasionnel et aide à la direction) :
Réaliser le sourcing, les entretiens, et la sélection des candidats.

-Gestion administrative des salariés :
Suivre les obligations (contrats, visites médicales, périodes d’essai).
Gérer les relations avec les écoles pour les alternants et superviser leurs contrats.

-Gestion de la paie :
Collecter les éléments variables de paie et les transmettre au social (externe).


B - Production
a) Gestion des commandes et de la production

-Vérifier et valider les confirmations des fournisseurs pour garantir la conformité des productions.

-Contrôle et validation : Vérifier la conformité des fichiers et assurer la gestion des accusés de réception avec les clients et fournisseurs.

-Suivi graphique : Envoyer les fichiers nécessitant des créations ou des BAT au graphiste et en assurer le suivi jusqu’à validation.

-Annulations : Gérer les échanges avec les clients pour les demandes d’annulation de commandes et finaliser le processus.

b) Service Après-Vente (SAV)

-Traiter les réclamations clients en cas de défauts, retards ou problèmes liés aux commandes.
-Coordonner les retours et échanges de produits entre les clients et les fournisseurs.
-Trouver des solutions adaptées pour garantir la satisfaction client ponctuellement en collaboration avec le commercial.

c) Relation client et fournisseur

-Répondre aux demandes des clients (questions, précisions sur les commandes, délais de livraison,… par mails et cela va être de plus en plus occasionnel).
-Renseigner les fournisseurs sur les besoins spécifiques ou les ajustements demandés par les clients (assez exceptionnel).

4. Compétences requises

a) Savoirs

-Connaissance solide en gestion administrative.
-Bonne compréhension des processus RH et comptabilité.
-Compréhension des processus logistiques et de production.

b) Savoir-faire

-Capacité à organiser et prioriser les tâches administratives.
-Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
-Outlook et environnement Microsoft 365.
-Maîtrise de la communication orale et écrite.
-Maîtriser le CRM (Magento 2) – formation interne prévue.
-Capacité à gérer plusieurs commandes et priorités en simultané.
-Résolution efficace des litiges clients/fournisseurs.

c) Savoir-être

-Autonomie et sens de l’initiative.
--Rigueur et organisation dans la gestion des missions multiples.
Excellentes qualités relationnelles pour interagir avec des interlocuteurs variés.
-Organisation et rigueur pour assurer le suivi des commandes et des livraisons.
-Sens de la communication pour interagir avec les clients et les fournisseurs.
-Capacité d’adaptation et gestion du stress face aux imprévus.

5. Formation et expérience
-Formation : Bac +2 minimum en gestion, logistique, commerce ou gestion, ou expérience équivalente.
-Expérience : 2 ans minimum dans un poste similaire.

6. Conditions de travail
-Horaires : temps plein (40h/semaine).
-Important : s’adapter aux heures de travail en France.

Référence

CMIM0325
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