Le collaborateur externe est responsable de la gestion et du contrôle des factures fournisseurs et clients, ainsi que des relances de paiements clients. Il s'assure de la conformité des documents et de la bonne tenue des dossiers dans le but d'optimiser les processus administratifs et financiers.
. Responsabilités et Tâches
Cycle Achat:
Réception et traitement des factures d’exploitation :
Se connecter à la GED dès réception d'une alerte.
Ouvrir et afficher les factures reçues.
Vérifier la correspondance des factures avec les commandes dans le logiciel EBP.
Assurer les vérifications suivantes :
Codes articles.
Présence du numéro de commande sur la facture fournisseur.
Correspondance du montant de la facture avec celui de la commande.
Passer le document BL en facture en cas de conformité.
Traiter les exceptions en cas d'absence de BL, d'erreur de code article, d'erreur de montant ou d'absence de numéro de commande
Classer les factures validées dans l’espace GED dédié pour transfert en comptabilité.
Objectif de contrôle et amélioration continue :
Vérifier les points de contrôle mentionnés et corriger les erreurs en cas de manquement.
Tenir un tableau de statistiques sur les commandes traitées, les erreurs rencontrées, et les collaborateurs concernés.
Cycle Vente:
Gestion des incidents :
Créer un dossier informatique pour chaque dépannage nécessitant une facturation.
Vérifier et archiver les probants nécessaires (bon d’intervention, facture d’achat du matériel, bon de commande du client).
Transformer les commandes clients en factures en s’assurant de la conformité des probants et du montant.
Changer le statut de l’incident en "incident contrôlé" après validation.
Objectif de contrôle et amélioration continue :
Assurer la présence de tous les probants et la conformité des factures.
Corriger les erreurs et tenir un tableau de statistiques sur les factures traitées, les erreurs rencontrées, et les collaborateurs concernés.
3.3 Relances Paiements Clients
Gestion des relances :
Mettre à jour les balances clients tous les 15 jours.
Effectuer des relances par phoning, mails et courriers.
Établir un rapport mensuel détaillant les clients relancés, les factures concernées, les montants réclamés et les actions menées.
Objectif de contrôle et amélioration continue :
Maintenir un encours global et un encours global des échéances dépassées à jour.
Formation : en comptabilité, gestion ou équivalent.
Expérience : Expérience dans la gestion des factures, utilisation de logiciels de gestion (EBP), GED…
Compétences personnelles :
Rigueur et précision.
Capacité à travailler de manière autonome.
Bonnes compétences en communication pour interagir avec les équipes.
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