ASSISTANT VIRTUEL POLYVALENT /CHEF DE MISSION - Antananarivo

09/01/2025 | QUANTUM-TECH | Contrat temps plein | Date limite de candidature : 31 Janvier 2025 | Antananarivo

AGENCE WEB

Son Rôle :

- former les nouveaux assistants
- mettre en place la mission qui nous est confiée
Son objectif est de s’assurer :

• Que les assistants effectuent leur travail et respectent les échéances imposées sur les tâches
• Qu’ils n’ont pas de difficultés
• Que le client soit satisfait
• Rédiger les process pour les missions menées
• Background compta/gestion obligatoire
• et/ou longue expérience en assistant polyvalent (entre 7 et 10 ans d’expérience pro au minimum)
1. Aisance et expérience dans la manipulation des chiffres (Emission factures, contrôle et mise à jour de tableaux de bord (obligatoire)
2. Être capable de contrôler, suivre le travail des assistants, de les former, les points doivent être quotidiens, les dossiers suivis au millimètre. (Obligatoire)
3. Créer/mettre en place des process administratifs pour nos clients et pour nous (il faut des process vidéo pour chaque dossier, chaque tâche)
4. Aisance Orale avec le client, bonne présentation et excellent Français oral
5. Bon niveau à l’écrit
6. Autonome et capable de trouver des solutions aux problèmes
7. Il doit être capable de faire tout ce qui est dans la fiche de poste de l’assistant de gestion ou d’un assistant polyvalent avec aisance.
1. Gestion Comptable :

Collecte/classement/Saisie de factures achats et fournisseurs soit dans un logiciel soit sur Excel

Etablir/classer/envoyer des factures de vente et les envoyer aux clients Rappro bancaire : sur Excel
Enregistrement des bordereaux de cheque

2 Gestion Administrative :

Préparer des bons de commandes Préparer les contrats clients
Envoyer des devis clients + relance pour signature des devis Suivi des factures et relances clients (relance des impayés) Préparer et contrôler les notes de frais
Gestion de l’administratif courant (courriers, mails, fournitures, divers)

3 Gestion financière :

Gérer un tableau de trésorerie Préparer un prévisionnel de trésorerie
Préparer des paiements (fournisseurs, salaires) (saisie sur la banque) Gérer des tableaux de gestion (facturation, encaissements, etc.)

Compétences : bonne élocution, bon niveau de français oral et écrit, à l’aise avec le pack office, l’outil informatique et les chiffres. Savoir communiquer avec le client, avec son supérieur hiérarchique
Être capable d’appeler : fournisseurs, clients, service des impôts etc Organisé, rigoureux (saisie de chiffres)
Esprit logique Pro actif Débrouillard
Une personne qui cherche des solutions mais qui sait aussi demander de l’aide à son supérieur hiérarchique lorsque le problème lui semble trop compliqué.