Assistante polyvalente - Antananarivo

09/12/2024 | Entreprise | Contrat Free-lance | Antananarivo

Prestation de service

Gestion des clients :

Onboarding des nouveaux clients : création de contrats, gestion des espaces collaboratifs (Notion, Google Drive).
Rédaction et envoi des factures initiales, suivi des paiements, et recouvrement en cas d'échec de paiement.
Planification des appels stratégiques (call initial, appels mensuels éventuels pour le suivi des performances).
Gestion des relations clients, réponse rapide aux demandes et suivi des besoins exprimés via différents canaux (WhatsApp, emails, etc.).

Administration et organisation :

Suivi des emails prioritaires et gestion d'une boîte mail dédiée.
Préparation et gestion des virements (avec contrôle si nécessaire via des solutions bancaires adaptées).
Transmission des documents pour la comptabilité (TVA, documents financiers) et réponse aux demandes ponctuelles de la comptable.
Coordination et support interne :

Suivi des deadlines pour les projets créatifs et collaboration avec les équipes internes et freelances.
Organisation des déplacements professionnels (réservations, achats de matériel, etc.).
Assistance à l’organisation et à la documentation des formations internes.
Coordination avec les prestataires pour assurer la livraison à temps des projets (vidéos, contenus).

Optimisation et reporting :

Mise en place et suivi des sondages de satisfaction client.
Automatisation des process internes lorsque possible.
Gestion des retours clients, témoignages, et études de cas pour améliorer la réputation de l’entreprise.
Rédaction et envoi de newsletters mensuelles (en option).

Expérience et compétences :

Expérience préalable en assistanat administratif ou dans un rôle similaire (minimum 2 ans recommandé).
Maîtrise des outils collaboratifs : Notion, Google Drive, messagerie professionnelle, réseaux sociaux (YouTube, LinkedIn).
Bonne compréhension des processus administratifs et comptables (suivi des paiements, recouvrement, etc.).
Capacité à rédiger de manière claire et professionnelle (contrats, factures, newsletters).

Compétences comportementales :

Proactivité et autonomie : capable d'anticiper les besoins et d'apporter des solutions.
Organisation rigoureuse et respect des deadlines.
Excellentes compétences relationnelles et orientation client.

Dynamisme et capacité à s’adapter dans un environnement en croissance rapide.
Langues :

Maîtrise parfaite du français à l’écrit et à l’oral.
Aisance au téléphone pour les échanges avec les clients.

Journée-type
Matin :

Vérification des emails et messages WhatsApp.
Mise à jour des plannings et organisation des priorités de la journée.
Préparation des documents administratifs ou comptables.
Après-midi :

Suivi des projets en cours (création de contenu, coordination des équipes).
Gestion des relations clients : réponses aux demandes, suivi des paiements, planification d’appels.
Reporting et mise à jour des outils collaboratifs.
Fin de journée :

Synthèse des tâches réalisées.
Préparation des éléments pour le lendemain.

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