Office Manager

28/11/2024 | Anonyme | Contrat CDI |

BTP

1. Gestion administrative et des fournitures :
• Suivi des stocks de fournitures de bureau et organisation des réapprovisionnements.
• Mise en place et suivi des inventaires réguliers.
• Gestion des commandes en lien avec les besoins des collaborateurs.
2. Gestion des locaux :
• Supervision de l’entretien et de la propreté des locaux (bureaux, espaces communs, sanitaires).
• Coordination des réparations, aménagements ou demandes d’entretien.
• Amélioration continue des espaces de travail (ergonomie, aménagement).
3. Gestion du courrier et des colis :
• Réception, distribution et suivi des courriers entrants et colis.
• Organisation des expéditions de l’entreprise et tenue des registres associés.
4. Organisation des événements internes :
• Coordination des réunions, séminaires et autres événements d’entreprise.
• Gestion des salles de réunion, des équipements nécessaires et de l’accueil des visiteurs.
5. Vérification des réceptions des achats :
• Contrôler la conformité des produits ou services reçus par rapport aux commandes.
• Assurer la gestion et le suivi des bons de livraison et factures.
• Signaler toute anomalie (erreurs, retards, défauts) et coordonner les démarches correctives avec les fournisseurs.
• Mettre en place un système de suivi pour garantir une traçabilité efficace des achats et réceptions.
6. Sécurité et conformité des locaux :
• Mise à jour des documents relatifs à la sécurité des locaux.
• Gestion des accès (badges, contrôle des entrées) et suivi des consignes de sécurité.
• Vérification de la conformité des processus internes liés à la sécurité, à l’entretien et à l’aménagement des espaces.
• Superviser les audits ou inspections internes concernant les locaux et équipements, en collaboration avec les services concernés.

• Diplôme de Maîtrise en Administration ou Gestion ou équivalent
• Expérience réussie de 2 à 5 ans dans un poste similaire
• Expérience dans in environnement structuré ou normé est un plus
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion).
• Connaissance des processus d’achats et de contrôle qualité.
• Expérience dans la gestion administrative et organisationnelle.
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
• Esprit d’analyse et aptitude à résoudre les problèmes rapidement.
• Excellentes qualités relationnelles et sens de la communication.
• Proactivité et esprit d’initiative pour anticiper les besoins.

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