Assistant Administratif Comptable et Logistique - ANTANANARIVO

18/11/2024 | ONG MADAVANCE | Contrat Contrat de Prestation | ANTANANARIVO

Mise en œuvre des solutions innovantes visant à améliorer l'accès à l'eau potable à travers la résolution des problèmes de maintenance des points d'eau ruraux et à l'énergie renouvelable par la promotion de la cuisson propre

L'Assistant Administratif et Financier a pour mission d’assister à la fois le Responsable Administratif et Financier (RAF) et le Responsable Logistique (RL) dans la gestion administrative, financière et logistique de l'organisation. Il joue un rôle clé dans la bonne organisation des activités des deux services, en veillant à l'optimisation des processus et à la conformité des procédures.
1. Gestion Administrative :
o Gérer les courriers entrants et sortants.
o Classer et archiver les documents administratifs et comptables (factures, bons de commande, rapports, etc.).
o Appliquer les procédures administratives et financières inscrites dans les manuels.
2. Trésorerie et Comptabilité :
o Tenue de la petite caisse et le journal banque : tenue journalière, établisse-ment de la demande de décaissement pour les charges de fonctionnement, décaissement et règlement fournisseur.
o Vérifier et Mettre à jour régulièrement les documents financiers : traitement des pièces justificatives, suivi de la conformité et de l’exactitude des documents financiers, archivage.
3. Gestion des fournisseurs et prestataires :
o Alimenter et tenir à jour la base de données des fournisseurs et prestataires.
o Appuyer dans la consultation et la demande de cotation auprès des fournisseurs.
o Soutenir le choix des fournisseurs et garantir la bonne exécution des prestations logistiques liées aux activités.
o Assister dans la rédaction et l’élaboration des documents liés aux appels à manifestation d’intérêt (AMI).
2. Gestion des stocks et approvisionnement :
o Assurer la gestion des stocks de matériels et de fournitures nécessaires aux activités.
o Suivre les niveaux de stock et passer les commandes en fonction des be-soins, tout en garantissant une réception correcte des marchandises.
o Gérer l'inventaire périodique des équipements, des produits d'entretien et des consommables.
o Assurer le bon fonctionnement, l'entretien et la mise à jour des documents administratifs liés aux matériels roulants.
3. Gestion des équipements et des matériels roulants :
o Veiller à l’entretien, à la réparation et à la mise à jour des papiers des maté-riels roulants (véhicules, engins, etc.).
o Gestion de la consommation de carburant
o Planification de l’utilisation et affectation des véhicules
o Assurer l’envoi des matériels à leur destination finale et gérer leur suivi.
o Participer à la sécurisation des biens et matériels du projet, en collaboration avec le logisticien.
4. Organisation logistique des événements :
o Assurer la logistique des réunions, formations et autres événements, y com-pris la gestion des appels d’offres et le suivi des prestataires de services.
5. Autres :
o Exécuter toutes autres tâches confiées par le Responsable Administratif et Financier et le Responsable Logistique en lien avec la gestion administrative et financière de l’organisation.

-Diplôme en gestion, administration, finance ou logistique (Bac+3 minimum).
-Expérience probante au moins 3 ans en Administration, comptabilité et logistique,
-Connaissance des outils de gestion (Excel, logiciels comptables SAGE SAARI et des logiciels de gestion de stocks.
-Bonne organisation, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
-Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.
-Esprit d’équipe, capacité à communiquer et à coordonner avec les différents services.
oTitulaire du permis de conduire A et B

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