Finances
Sous la supervision du Finances Manager, appuyer la gestion administrative, financière et logistique ;
Comptabiliser les opérations financières courantes du bureau de Tana dans les journaux de banque et de caisse et et s’assurer de la disponibilité des pièces y afférentes;
Assurer la véracité des écritures de caisse d’ Ambahikily ainsi que de l’éligibilité des pièces y afférentes
Assurer le suivi des avances octroyées aux employés et aux fournisseurs au niveau national et faire un rapport mensuel de l’état des avances au niveau du Finance Manager;
Etablir tous les paiements par chèque et par virements bancaires ;
Etablir les reportings périodiques de l'ONG ;
Etablir et déposer les déclarations fiscales de l'ONG ;
Assurer le maintien d’un système de classement des documents physiques et électroniques ;
Identifier des améliorations de processus pour un traitement plus précis et plus rapide des transactions.
En collaboration avec le Finance manager, assurer la mise à jour des dépenses réelles mensuelles dans le tableau de suivi budgétaire
Établir mensuellement, la budgétisation des besoins en “office cost” des bureaux de l’ONG et les rapporter au niveau du Finance Manager afin d’alimenter le Funding request.
Établir une relation sur la gestion administrative des documents de l’ONG auprès des ministères.
S’assurer que l’ONG soit toujours au courant des nouvelles légalisations en vigueur
Gestion des matériels et des biens
Assister l’administration Associate dans la:
Gestion des biens et des matériels (achat, réception, remise, sécurisation et entretien) ;
L’inventaire régulier de ces biens, la gestion de stock du bureau selon la procédure en vigueur ;
Le suivi de matériels des staffs du bureau de Tana : suivi du stock individuel, les matériels de retour et la dotation des partenaires ;
La Mise à jour régulièrement la fiche de stock ;
Se tenir au courant des évolutions des procédures de l’ONG et veiller à ce que les procédures d'opérations d’achats soient respectées ;
Faire l'inventaire trimestriellement et faire le rapport pour le Manager Finances deux fois par an ;
Tenir à jour régulièrement l’état des matériels et identifier les besoins du bureau au moins tous les trois mois et partager avec les responsables concernés.
Logistique et appui à la coordination
Mettre à jour la base des données "Fournisseurs";
Contrôler l’organisation et l’agencement des bureaux en assurant un environnement de travail ergonomique, sécurisé et agréable ;
Gérer le suivi et la mise à jour des papiers des véhicules du projet (Assurance, carte grise, visite technique)
Gestion du personnel
Collecter, mettre à jour et communiquer les éléments de paie de l'équipe Tana ;
Assurer la relation avec l'inspection de travail et les organismes sociaux.
Suivre la couverture médicale et transport du personnel local :
Faire le suivi de la liste des affiliés à l’assurance santé (embauche, débauche)
Rédiger une synthèse des procédures de l’assurance santé
Ayant une Licence en Gestion, économie, finances ou équivalent et la preuve d'un développement professionnel continu ;
Au moins trois ans d'expériences réussies dans un département financier et administratif, et/ou dans un domaine connexe ;
Familier avec les documents financiers et les logiciels comptables,
Confiant et honnête ;
Proactif, fournisseur de solutions, communicatif et ayant une attitude positive ;
Organisé et sachant gérer son temps ;
Bonne connaissance des outils informatiques bureautiques ;
Expérience aux rapports et à la conformité des organisations caritatives ou une volonté d'apprendre ;
Intérêt, enthousiasme et empathie manifeste pour le travail de UWS, avec un engagement à faire une différence positive pour les enfants et les jeunes des communautés éloignées ;
Compétences linguistiques : Malagasy, Français (pratique courante) et Anglais (Connaissances de base).
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