Nommé.e par le Conseil d’Administration et par l’ONG ATIA (partenaire technique et financier), sous la responsabilité hiérarchique direct du Président du Conseil d’Administration et en lien fonctionnel avec l’appui technique ATIA, le/la Directeur.trice exécutif.ve a pour missions principales :
- Le suivi et mise en œuvre des activités
- La gestion financière
- La gestion des ressources humaines
- La planification stratégique
- Les relations extérieures
- La vie associative
Responsabilités
Suivi et mise en œuvre des activités
- Veille au respect de la cible (bénéficiaires des quartiers les plus vulnérables) et de la mission de l’association
- Supervise l'ensemble des activités et vérifie leur pertinence sur le terrain
- Est responsable du respect des engagements (notamment en termes d’atteinte des objectifs opérationnels et de contrôle financier) pris par KOZAMA auprès des différents bailleurs.
- Garantit la qualité de l’ensemble des activités opérationnelles, en participant de façon ponctuelle aux réunions d’équipe technique et en effectuant des visites terrain régulières
- Supervise l’évaluation, suivi des actions, réajustement/amélioration des actions en fonction des résultats, à partir des analyses fournies par le suivi-évaluation et les équipes
- S’assure de la production de reporting fiables et réguliers
- Supervise la création ou l'évolution des outils méthodologiques et des outils de reporting, veille à leur bonne utilisation par les équipes, et à leur évaluation
Gestion financière
- Est responsable de l’équilibre financier de l’association : définit et met en œuvre une stratégie financière. Cette stratégie inclut la gestion de subventions extérieures et l’augmentation des recettes via la recherche active de financements. Elle est finalisée en étroite collaboration avec ATIA.
- Supervise la gestion financière, comptable et administrative réalisée par la DAF.
- Participe à l’élaboration et valide le budget annuel et la révision budgétaire à mi-année.
- Etablit le plan de financement annuel et effectue une révision à mi-année avec la DAF.
- Vérifie et valide la comptabilité mensuelle, y compris les affectations bailleurs, le rapprochement bancaire et le reporting financier adressé aux partenaires.
- Est premier signataire obligatoire pour l’ensemble des comptes bancaires de l’association.
- Est responsable du respect des engagements financiers pris par l’association auprès de ses bailleurs.
- Supervise les besoins financiers mensuels établis par la DAF et assure le suivi budgétaire mensuel en lien avec la DAF.
- Rédige les demandes de financement de l’association (cadre logique, concept note, demande complète) et les rapports financiers et narratifs pour les partenaires techniques et financiers locaux et internationaux.
- Organise la tenue de l’audit externe annuel des comptes de l’association en collaboration avec la DAF
- Supervise la mise à jour régulière des manuels de procédures, veille à leur bonne application par les équipes, et les évalue avec l’appui de la DAF et d’ATIA.
Gestion des ressources humaines
- Assure la transparence et la qualité du recrutement du personnel de l’association.
- Garantit le respect du droit du travail malgache par l’association.
- Valide l’ensemble des décisions relatives aux ouvertures de postes, aux recrutements, aux évolutions de carrière en interne, aux procédures disciplinaires.
- Valide les contrats de travail et les documents associés (avenants, fiches de postes, règlement intérieur, …).
- Définit une organisation interne optimale, assurant une bonne qualité de service aux bénéficiaires.
- Représente l’employeur dans l’élaboration et la validation du règlement intérieur, auprès de l’inspection du travail, auprès des organismes sociaux et patronaux, auprès de la police et du tribunal en cas de litiges avec un salarié et / ou un tiers extérieur.
- Met en place un management participatif et orienté vers les objectifs avec des entretiens individuels et réguliers des membres du comité de Direction et un management des équipes de l’association (cohésion d’équipe, motivation, sanction, gestion des conflits, …).
- Supervise l’encadrement des équipes par leurs responsables, et à ce titre, veille au bon fonctionnement du management participatif et orienté vers les objectifs.
- Participe au développement des compétences (identification des besoins de formation de l’équipe, organisation et mise en place de formation, …).
- Réalise les entretiens annuels du comité de direction.
Planification stratégique
- Anime le comité de direction et de coordination.
- Co-élabore, valide et accompagne la réalisation du plan stratégique de l’association (plan d’action à moyen et long terme) : définition des besoins matériels et humains, extensions ou développements, …).
- S’assure du développement de KOZAMA dans le but de son autonomie institutionnelle et financière.
- Analyse les forces et faiblesses, opportunités et menaces qui se présentent pour l’association et met en place les éventuelles mesures correctives.
- Supervise la conception et la circulation de l'information auprès des membres du CA.
- S’assure de la capitalisation des bonnes pratiques.
Relations extérieures
- Représente l’association auprès de l’extérieur : institutions, autorités locales, structures partenaires, bailleurs de fonds, ONG, banques, …
- Contribue à la recherche et à la consolidation de partenariats nécessaires au bon fonctionnement des activités.
- Est responsable des partenariats institutionnels de l’association : assurer les relations avec les autorités publiques, notamment le Ministère l’Education Nationale.
- Gère les relations avec les bailleurs de fonds : prospection, rencontres, envoi des demandes de financement et des rapports, …
- Est responsable du respect des engagements (notamment en termes d’atteinte des objectifs opérationnels et de contrôle financier) pris par KOZAMA auprès d’ATIA dans le respect de la convention de partenariat signée avec ATIA (obligations, délais, procédures …).
- Participe aux réunions avec le siège d’ATIA, en particulier les réunions trimestrielles pour présenter le reporting des activités, le bilan et les perspectives.
- Est responsable de la contractualisation des partenariats (convention, contrat de bail, protocole de financement…)
Vie associative
- Présente et fait valider la stratégie de développement des activités et les prévisions budgétaires et financières annuelles par le Conseil d’Administration.
- Rend compte des résultats opérationnels et financiers auprès du Conseil d’Administration durant l’Assemblée Générale.
- Tient le Conseil d’administration informé des difficultés majeures rencontrées par KOZAMA et des risques financiers, juridiques, sociaux ou relatifs à la sécurité des employés et des biens auxquels est exposée l’Association.
- Appuie le Conseil d’Administration dans l’organisation et la tenue régulière d’Assemblées Générales et de réunions du Conseil d’administration.
- Supervise la communication autour de l’association.
Diplôme / Niveau d’études :
• Master 2 en Développement, Sciences de l’éducation, Sciences sociales, Sciences politiques ou en Administration
Compétences requises :
• Expérience professionnelle de plus de 7 ans en gestion de projet, en management d’équipe et de gestion budgétaire (~250 K€)
• Capacités et expériences concluantes en matière de recherche de fonds, fonctionnement et gestion de contrats bailleurs (Union européenne, Agence Française de Développement, Coopération Monégasque, Ambassade de France, …)
• Maîtrise du pack office (word, excel, powerpoint, …)
• Maîtrise parfaite du malgache et du français (lu, écrit, parlé)
Expériences appréciées :
• Une expérience dans l’éducation et dans une association serait un atout.
Qualités requises :
Rigueur – Honnêteté – Intégrité – Aptitude à travailler dans les bas quartiers – Sens de la négociation et de la communication – Réactivité – Qualité managériale affirmée – Capacité d’initiative et d’autonomie - Esprit d’analyse - Bon relationnel – Gestion du stress
Engagement moral d’au moins 4 ans
Grille Salariale : 2 500 000 Ariary à 3 000 000 Ar Net suivant les expériences
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