SECRETAIRE STANDARDISTE - TANA RENIVOHITRA

01/10/2024 | DCDM FS | Contrat CDI | Date limite de candidature : 31 Octobre 2024 | TANA RENIVOHITRA

Prestataire de service

Le Secrétaire standardiste, travaillant sous la supervision du Responsable administratif, constitue le premier point de contact (front office) pour les visiteurs et clients de DCDM FS. Elle est chargée de l’accueil des visiteurs, de l’orientation de ses derniers auprès de leurs interlocuteurs respectifs, de la gestion des appels entrants/sortants, de l’enregistrement et le circuit des courriers. En tant que premier point de contact, elle doit assurer la bonne image de l’entreprise.
Les tâches principales sont :
- Recevoir tous les visiteurs dans une manière accueillante et professionnelle
- Assurer que la réception soit un environnement agréable, propre et accueillant
- Prendre les mesures nécessaires pour assurer la satisfaction des visiteurs dès leur arrivée jusqu’à leur départ.
- Diriger les visiteurs à travers les locaux de DCDM FS et vers leurs interlocuteurs
- Eviter autant que possible les attentes des visiteurs et des interlocuteurs en ligne

- Répondre aux appels téléphoniques avec courtoisie et le sourire
- Répondre à toutes demandes de renseignements au téléphone

- Assurer l’enregistrement des courriers entrants et sortants
- Assurer l’envoi du courrier externe jusqu’aux destinataires finaux
- Suivre le bon acheminement du courrier interne et externe
- Classification des courriers et archivage

- Assister la Direction et les équipes de DCDM FS dans l’organisation des Rendez-vous et dans diverses tâches administratives
- Assister le Responsable administratif dans l’organisation des courses et des déplacements de l’équipe, et dans la tenue de la petite caisse
- Assister la Direction et les différents responsables dans l’organisation des événements tant en interne qu’à l’extérieur de DCDM FS (formation, ateliers, foires, réunions, etc…)

- Fournir aux collaborateurs les fournitures nécessaires à leur activité tout en optimisant la gestion des stocks de fournitures de ménage et des fournitures de bureau
- Effectuer des inventaires mensuellement ou à la demande
- Contacter les fournisseurs pour les besoins en fournitures et établir les bons de commande
- Préparer les chèques pour le paiement des fournisseurs

- Bac + 2 en Secrétariat, Administration ou Equivalent
- Connaissance des rouages administratifs
- Maîtrise des outils informatiques: WORD, EXCEL, INTERNET
- Maîtrise de la langue française et Malagasy
- Bon niveau d’Anglais parlé et écrit

APTITUDES REQUISES :
- Une grande capacité d’organisation
- Forte en communication verbale
- Maîtrise des systèmes administratifs
- Capacité de travailler en équipe

EXPERIENCES REQUISES :
Un (1) an d’expérience réussie à un poste similaire

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