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AAAO_Application_2025 - 01 Administrative Assistant - Ambovombe 

20/12/2024 |  CRS Madagascar |  Contrat 1 an |  Date limite de candidature : 03 Janvier 2025 |  Ambovombe 
 
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Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non gouvernementale créée en 1943 par les Evêques Catholiques des Etats-Unis (USCCB) afin d’assister les plus démunis dans le monde. CRS œuvre à Madagascar depuis 1962 sur l’invitation de la Conférence Episcopale de Madagascar et opère selon les termes d’un accord bilatéral avec le Gouvernement de Madagascar.

Les interventions intégrées de sécurité alimentaire, environnement et restauration des paysages, activité nutritionnelle et santé et de l’accès à l’eau potable constituent la base des programmes de CRS à Madagascar. L’égalité des hommes et des femmes, la participation des jeunes, la bonne gouvernance et la protection de l’environnement sont parmi les priorités de son action. CRS Madagascar appuie actuellement des divers projets dans des 22 régions du pays ; environ plus d’un million de personnes ont participé actuellement aux projets et aux activités soutenues par CRS.

Le projet HAREA financé par l'USAID BHA Resilience Food Security Activity (RFSA) vise à soutenir les ménages extrêmement pauvres et marginalisés dans 33 communes des zones rurales et périurbaines des régions d'Androy et d'Anosy afin d'élargir les opportunités économiques durables et de renforcer la résilience et la sécurité alimentaire par le biais d'une approche de gradation contextualisée.

Vous fournirez des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de CRS de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.
Responsabilités du poste
• Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/ fax/ lettres/documents entrants et sortants.
• Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire, taper, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
• Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, etc.).
• Compiler des données, faire la saisie et la vérification de données relatives aux processus administratifs généraux (par ex. diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence des employés, dossiers d’accueil pour les visiteurs, etc.).
• Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui pour la logistique et la communication des activités de planification d’événements.

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Formation, expérience et capacités habituellement demandées
• Baccalauréat exigé. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration souhaités. Nous accordons une priorité a l’expérience professionnelle par rapport au diplôme - Le niveau d'études requis peut être remplacé par un minimum de deux (2) d'expérience professionnelle dans un poste similaire avec une préférence dans une ONG nationale/internationale/secteur privé.
• Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou
d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
• Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
• Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, etc..) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.
• Les candidats ayant une expérience professionnelle dans la région d'Anosy sont fortement encouragés à postuler - s'il y a plusieurs candidats également qualifiés, les candidats ayant cette expérience seront privilégiés.
• CRS priorité aux candidats qui ont une connaissance des principes de la sauvegarde, de l'intégration de la protection et de la redevabilité.
Compétences personnelles
• Bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps.
• Souci du service au client et très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité.
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.

Les candidatures féminines et locales sont fortement encouragées. CRS offre par ailleurs en plus des conditions salariales, de relocalisation et de carrière intéressantes, un environnement de travail ou il fait bon vivre et ou les femmes allaitantes peuvent amener leurs enfants accompagnes des aides maternelles (nounous). Les politiques de CRS sont assez inclusives. - si plusieurs candidats sont également qualifiés, la préférence sera donnée aux femmes.
Langue étrangère exigée/souhaitée : Parler couramment le malgache. La maîtrise du français serait un grand atout pour le candidat. Les candidats qui parlent la dialecte régional d'Anosy sont vivement encouragés à postuler - si plusieurs candidats sont également qualifiés, les candidats qui parlent ces dialectes auront la préférence.
Voyages nécessaires : Doit être disposé et capable de voyager jusqu'à 30% du temps.

Principales relations de travail :
Supervision : Cleaner(s)
Interne : Personnel basé dans les bureaux de Fort Dauphin, Ambovombe, Tsihombe, Antanimora, Beloha et Antananarivo.
Externe : ONG partenaires, fournisseurs et prestataires.

Compétences du REDI de l’organisme (pour tout le personnel de CRS) :
Les compétences de l’organisme clarifient les comportements et les attitudes attendus de tout le personnel. Lorsqu’elles sont démontrées, elles créent un environnement de travail stimulant, aident les membres du personnel à donner le meilleur d’eux-mêmes et permettent à CRS d’atteindre les objectifs de l’organisme.
• Responsabilité personnelle – Assume constamment la responsabilité de ses propres actions.
• Agit avec intégrité - Modélise constamment les valeurs alignées sur les principes directeurs et la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
• Instaure et maintient la confiance - Fait preuve de cohérence entre ses paroles et ses actes.
• Collabore avec les autres – Travaille efficacement au sein d’équipes interculturelles et diverses.
• Ouvert à l’apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de changer la perspective ou d’offrir l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.

Compétences en leadership de l’Organisme :
• Mène le changement – Cherche continuellement des moyens d’améliorer l’organisme grâce à une culture d’agilité, d’ouverture et d’innovation.
• Développe et reconnaît les mérites des autres – Renforce la capacité des membres du personnel pour qu’ils atteignent leur plein potentiel et améliorent les performances de l’équipe et de l’organisme.
• Prédisposition à la stratégie – Comprend le rôle dans la transformation, la communication et la mise en œuvre de la stratégie et des priorités de l’équipe de l’organisme.

CRS adhère au principe de l'égalité des chances en matière d'emploi ; nous encourageons les candidatures de toutes les personnes sans discrimination fondée sur l'âge, le handicap ou le sexe. CRS offre un large éventail d'avantages à son personnel, notamment un congé parental, un environnement de travail agréable où les femmes qui allaitent peuvent amener leurs enfants accompagnés d'assistantes maternelles (nounous), un programme de réinstallation complet pour le personnel qu'il recrute ou transfère d'un site à un autre dans le pays.

Référence

AAAO_Application_2025

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