ASSISTANT PROGRAMME-réf:RM_02410_PMU_ASSISTPRO - ANTANANARIVO

25/10/2024 | CARE MADAGASCAR | Contrat Prestation de 1 mois et demi avec possibilité d'extension | Date limite de candidature : 31 Octobre 2024 | ANTANANARIVO

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HUMANITAIRE

Le/La Procurement Assistant, comme son titre l’indique, est chargée de procéder aux acquisitions de biens (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) pour la bonne réalisation des activités du projet. Ainsi, elle assurera le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises.

FONCTIONS GENERALES
• Procéder à l’acquisition des biens demandés suivant les politiques et procédures de la gestion de la chaine d’approvisionnement en biens et services.
• Préparer les checklists, la transmission des demandes de paiement auprès de la comptabilité
• Assurer l’archivage des dossiers d’achat
• Mettre à jour le catalogue des prix

RESPONSABILITES & TACHES
R1 : Assurer la satisfaction des demandes d’achat
Temps affecté : 45%
-Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achats reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
-Traiter les achats récurrents et non complexes
-Etablir et envoyer les demandes de devis auprès des divers fournisseurs
-Etablir les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
-Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun de bien et de service
-Préparer les bons de commande pour approbation, incluant les contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
-Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.) la conformité des biens et des services achetés
-Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
-Relancer auprès des fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
-Traiter les achats par petite caisse

R2 : Mise à jour du catalogue des biens et services
Temps affecté : 15%
-Créer un catalogue de référencement des articles suivant les commandes passées avec montant et photo des articles et en assurer la mise à jour systématique
-Assurer la diffusion mensuelle aux utilisateurs / demandeurs d’achat

R3 : Reconstitution des dossiers d’achat pour le service finances et préparation des checklists pour vérification
Temps affecté : 15%
-Recevoir les factures des fournisseurs et relancer si besoin
-Assurer la conformité des dossiers pour paiement par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
-Assurer la checklist suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès de la chargée des achats
-Transmettre les dossiers auprès de la finance pour paiement (logbook)

R4 : Archivage des dossiers
Temps affecté : 20%
-Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Project Id / Fund Code
-Assurer le suivi et la transmission des dossiers à la finance

R5 : Autres
Temps affecté : 10%
-Appuyer l’équipe du département dans l’accomplissement de leurs tâches
-Préparer les certificats de bonne fin d’exécution
-Assurer la signature et l’archivage des dossiers des fournisseurs vendors set-up
-Traiter et suivre les relances de paiements

Et toutes autres tâches confiées par son superviseur et relevant de ses compétences.

-Titulaire d’un Niveau Bac + 3 en Gestion, commerce, logistiques ou domaines similaires
-Deux ans d’expériences en matière d’achat (stage y compris)
-Langues : Français (lu, écrit et parlé couramment) / connaissance de l’Anglais (lu, écrit et parlé moyen)
-Maîtrise de l’outil informatique : Office
-Esprit de méthode et d’organisation
-Intégrité
-Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire ;
-Compétence en planification et organisation ;
-Sens de responsabilité et de rigueur
-Capacité en communication
-Capacité d’analyse et de synthèse
-Sens de la confidentialité
-DISPONIBLE DE SUITE

La présélection se fera au fur et à mesure de la réception des candidatures. CARE se réserve le droit de clôturer la soumission lorsque la sélection sera faite.

Si vous êtes intéressé.e, veuillez envoyer votre candidature composé de votre CV et lettre de motivation via le site

Référence

RM_02410_PMU_ASSISTPRO

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