La secrétaire particulière du PDG est un support clé dans la gestion quotidienne du dirigeant. Elle est responsable de l’organisation de son agenda, de la communication interne et externe, ainsi que de la gestion des déplacements et des tâches administratives.
1. Gestion de l’agenda : Organiser les rendez-vous, ajuster l’agenda selon les urgences, et préparer les dossiers pour les réunions.
2. Communication : Filtrer les appels téléphoniques, trier et gérer les emails, rédiger des rapports, notes et comptes rendus, et être le point de contact principal avec les interlocuteurs internes et externes.
3. Organisation des déplacements : Préparer les voyages (réservations, transports, documents nécessaires), assurer la logistique et anticiper les besoins spécifiques.
4. Confidentialité : Traiter des informations sensibles en toute discrétion.
5. Gestion administrative : Effectuer des tâches administratives courantes, collaborer avec les services internes pour résoudre des problèmes.
6. Organisation d’événements : Organiser des événements internes ou externes (réunions, séminaires, dîners d’affaires).
7. Suivi des dossiers : Suivre les projets et actions du PDG en lien avec les départements de l’entreprise.
1. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion d’agenda. Connaissance des ERP (Odoo est un plus).
2. Compétences organisationnelles : Gestion des priorités, anticipation des besoins du PDG et flexibilité face aux changements.
3. Compétences relationnelles et négociation : Excellente communication avec divers interlocuteurs, capacité à négocier efficacement.
4. Compétences rédactionnelles : Capacité à rédiger des documents clairs, professionnels et adaptés à différents interlocuteurs (rapports, lettres, présentations, comptes rendus).
5. Compétences en gestion de projet : Coordination de projets, gestion des ressources et suivi de la performance.
6. Compétences juridiques : Connaissance du droit privé et des sociétés, gestion des formalités administratives et respect des obligations légales.
7. Lean Management : Connaissance des méthodologies d’amélioration continue et optimisation des processus.
8. Maîtrise de l’anglais : Bonne maîtrise de l’anglais pour les échanges internationaux et rédaction de documents professionnels.
9. Force de proposition : Capacité à suggérer des améliorations, à apporter des solutions pratiques et à anticiper les besoins du PDG pour optimiser l’organisation et les processus.
Qualités personnelles :
• Réactivité et polyvalence face à des demandes imprévues.
• Discrétion et autonomie dans la gestion des affaires du PDG.
• Aisance relationnelle et rigueur dans le respect des délais et normes légales.
• Esprit d'amélioration continue pour optimiser les processus.
Formation et expérience :
• Formation : BTS Assistant de Direction, DUT Gestion des Entreprises, ou équivalent. Des connaissances en droit privé ou des sociétés sont un atout.
• Expérience : Une expérience dans un poste similaire avec une connaissance des enjeux juridiques et en gestion de projets.
• Langues : Maîtrise de l’anglais est indispensable.
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