Responable Suivi-Evaluation: Projet MAHEFA ONG SAF/FJKM

Mettre en place et rendre pleinement fonctionnel le système de suivi et évaluation du programme (circuit des données, outils de gestion et de rapportage manuels, informatisés et par téléphone mobile, …) à tous les niveaux (ONG, districts, communes, communautés) ;
• Assurer la coordination des activités en matière de suivi et évaluation avec les autres intervenants de la zone d’intervention
• Mettre en place et alimenter régulièrement les bases de données de l’ONG relatives aux interventions du programme MAHEFA ;
• Collecter les données de santé au niveau du district de santé publique à chaque fin de trimestre et faire une triangulation avec les données des réalisations des agents communautaires ;
• Compiler/consolider les rapports mensuels, trimestriels et annuels établis par les techniciens accompagnateurs ;
• Analyser et expliquer les écarts entre les réalisations et les prévisions par district/commune pour chaque activité et indicateur clé de performance du programme en concertation avec le personnel clé de l’ONG et les techniciens accompagnateurs ;
• En collaboration avec les autres membres de l’ONG, identifier les succes stories, les bonnes pratiques et les leçons à tirer et assurer leur partage en interne à l’ONG et à l’équipe régionale de MAHEFA ;
• Elaborer des rapports mensuels, trimestriels et annuels de l’ONG suivant le canevas convenu et synthétiser toutes les recommandations appropriées pour améliorer les performances du projet ;
• Assurer la transmission des rapports mensuels, trimestriels et annuels complets de l’ONG en interne et auprès du bureau régional de MAHEFA dans le temps imparti ;
• Appliquer le système d’assurance qualité des données du programme MAHEFA et superviser le fonctionnement du système à tous les niveaux (ONG, districts, communes, communautés) ;
• Superviser les techniciens accompagnateurs dans la mise en œuvre des activités de suivi et évaluation ;
• Effectuer des missions de supervision intégrée sur terrain des activités du programme et, en particulier du suivi et évaluation ;
• Former et/ou coacher les techniciens accompagnateurs et les agents communautaires en fonction des besoins identifiés lors des supervisions ;
• Participer aux réunions de coordination organisées par MAHEFA

COMPTABLE ONG SAF FJKM Maintirano

• Elaboration du budget annuel, trimestriel et mensuel ;
• Suivi et exécution du budget approuvé ;
• Tenue de la comptabilité et enregistrement des opérations sur SAGE SAARI ;
• Etablissement des rapports financiers ;
• Etablissement des documents de paiement (chèques, état de paiement, etc.) ;
• Contrôle de l’encaisse/décaissement et des pièces de caisse ;
• Suivi du règlement des fournisseurs ;
• Gestion des stocks et des immobilisations ;
• Gestion du parc roulant du projet ;
• Contrôle de l’éligibilité des engagements ;
• Etablissement des états de rapprochement bancaire périodiques ;
• Classement et archivage des documents comptables ;
• Gestion administrative du personnel (déclarations sociales, suivi des congés, etc.) ;
• Assistance et facilitation des missions d’audits ;
• Elaboration des appels de fonds du projet ;
• Organisation logistique des voyages et missions

ADMINISTATION OFFICER

Gestion d’inventaire et fournitures :
• Identifier et analyser les besoins en matériels et équipements du bureau de district en collaboration avec l’équipe de l’Administration et de finances ;
• Superviser la réception et l’inventaire physique des matériels et équipements mis à la disposition du bureau de district Tsihombe ;
• Assurer la répartition effective des équipements et matériels destinés à chaque staff du Tsihombe ;
• Assurer la bonne utilisation et la gestion des immobilisations, et des matériels et équipements utilisés par le bureau de district de Tsihombe.
• S’assurer que les enregistrements dans la liste d’inventaires sont adéquats.
• Participe aux inventaires physiques périodiques et systématiques des immobilisations dotées par CRS au bureau de district en vue de mise en œuvre.
• Préparer tous les rapports d’inventaire qui sont requis en interne et externe et Assurer que ces rapports soient soumis à temps au bureau CRS Tsihombe.
• Tenir la gestion d’un stock de fournitures de bureau, de produits d’entretien de véhicule, de matériels et consommables informatiques, etc.
• Gérer l’approvisionnement en consommable : fournitures de bureau, carburants, etc.
Gestion du parc motorises :
• Vérification des carnets de bord des Voitures et rappel des entretiens périodiques aux Chauffeurs des Voitures et Motos
• Assure le bon état de Voiture en collaboration avec les Chauffeurs (entretien périodique et réparation, propreté, existence des outils nécessaires…etc..)
• Suivre et tenir à jour un fichier enregistrant le déplacement des Voitures : kilométrage effectué, vérification de l’objectif des déplacements, carburants consommés, le nom des personnes responsable à chaque déplacement, etc
Réception/Administration Générale :
• Gérer une base de données de contacts essentiels au projet ;
• Prendre note aux réunions et ateliers organisés
• Gérer les Bons de commande d’Hotels pour les missionnaires ;
• Suivre les Commandes auprès des Fournisseurs ;
• Collecte des factures proforma auprès de Fournisseurs ;
• Collecte et traite des factures et les envoyer auprès de Finance pour paiement
• Veiller aux conditions d’accueil des visiteurs
• Recevoir tous les courriers, les enregistrer, les distribuer et/ou les classer/archiver ;
• Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques, et les diriger en fonction de leurs objectifs de visite ;
• Archiver (scan, classement, etc.) les documents essentiels du projet ;
• Participer à la rédaction de rapport administratif du Projet ;
• Fournir des assistances administratives aux bénéficiaires de passage au bureau ;
• Assurer les autres tâches connexes selon les besoins du projet.
Finance :
• Contribuer à la gestion comptable des projets ;
• Contribuer à l’établissement de voucher de la finance et l’enregistrement comptable ;
• Assurer la qualité et la fiabilité des opérations comptables ;
• Seconder et/ou remplacer l’Assistante financière dans le paiement des fournisseurs pendant les foires ;
• Prendre part dans la demande d’avance et liquidation des foires et des staffs ;
• Classement et archivage des vouchers finance ;
• Responsable de la petite caisse du bureau ;
• Effectuer les autres tâches et responsabilités assignées par le Chef du sous bureau ou les Finance Officers de Beloha.
Supervision et Encadrement :
• Assurer l'encadrement formel et informel régulier pour diriger les rapports et les soutenir avec leurs rapports directs - en particulier dans les cas de non-exécution ;
• Identifier les besoins en formation pour les membres de l'équipe et appuyer leurs plans de développement ;
• Assurer que le système de gestion de performance de CRS est utilisé par tous les membres de l'équipe ;
• Approuver les TimeSheet, congés, autorisation de voyage / TEV et les rapports de mission soumis par le personnel travaillant sous son / sa supervision.

Assistant Administratif chez Catholic Relief Service (CRS Madagascar)

•Gestion de petite caisse de sous Bureau
•Assure la bonne gestion des ressources humaines et matérielles dans les différents projets mis en œuvre dans la région en conformité avec les politiques et les procédures du CRS ;
•Supervision la réception et l’inventaire physique des matériels et équipements mis à la disposition du sous bureau à Tsihombe ;
• Assurance la répartition effective des équipements et matériels destinés à chaque staff du sous bureau ;
•S’assure que les enregistrements dans la liste d’inventaires sont adéquats ;
•Participe aux inventaires physiques périodiques et systématiques des immobilisations dotées par CRS aux sous bureau régional en vue de mise en œuvre ;
•Préparer tous les rapports d’inventaire qui sont requis en interne et externe et Assurer que ces rapports soient soumis à temps au bureau CRS Tsihombe ;
•Coordonne avec Procurement qu’il a en permanence une réserve de carburant (gasoil, et essence) pour le fonctionnement des véhicules et des motos ;
•Coordonne avec Procurement afin qu’il y ait en stock les pièces détachées et autres fournitures nécessaires pour les entretiens réguliers des véhicules et des motos, aussi bien que pour la réparation des pannes fréquentes sur les véhicules ;
•S’assure qu’il y a en stock les fournitures et matériels nécessaires au bon fonctionnement du bureau ;
•Identification et analyse les besoins en matériels et équipements du sous bureau en collaboration avec l’équipe de l’Administration et de finances ;
•Remplace les responsables d’administration lors de leurs absences

Responsable Administratif et Financier Regional

Représenter l’ONG sur le plan administratif et financier ; Mettre en place un système de suivi de l’utilisation de fonds ;
Vérifier le cash-flow trimestriel des ONG sur la base des informations sur les calendriers des activités budgétisés établis par les staffs techniques et en concertation avec le bureau National ;
Etablir et envoyer à temps les demandes de fonds au bureau National;
Enregistrer journellement les transactions sur le journal ;
Etablir les documents de paiement (chèques, état de paiement, etc.)
• Tenir la comptabilité et enregistrement des opérations sur SAGE SAARI
• Etablir périodiquement les réconciliations bancaires ainsi que la vérification de la caisse.
• Assurer la fourniture des pièces justificatives adéquates et suffisantes en respectant le deadline ;
• Veiller au respect des procédures en conformité avec les exigences des bailleurs de fonds ou du manuel de procédures des ONGs comprenant les outils, le circuit, les responsables.
• Contribuer à la budgétisation des planifications des activités
• Gérer administrativement le personnel de l’ONG
• Appuyer l’équipe technique sur les procédures administratives et financières
• Assurer la Gestion de stock, des mobiliers, des immobiliers ;
• Assurer la gestion de trésorerie : Banque et Caisse ;
• Assurer les relations courantes avec la Banque ;
• Faciliter le déroulement des audits ou de supervision du projet, et aider à la mise en œuvre des recommandations retenues ;
• Effectuer toute autre tâche en relation avec son poste.
• Superviser le Secrétaire Caissière sur la Gestion des Ateliers Formations
• Superviser la pratique de passation de marché en matière d’achats de biens et de services
• Vérifier les demandes d’avances et les rapports de dépenses des missionnaires
• Assurer au respect des lignes budgétaires
• Etablir et/ou vérifier les rapports financiers à envoyer auprès de Bureau Central.
• Effectuer le suivi budgétaire périodique
• Encadrer les staffs de l’ONG sur la gestion des ressources humaines, matérielles et financières affectées à la Subvention
• Gestion administrative du personnel (déclarations sociales, suivi des congés, etc.)

Auxiliaire des Achats chez FAO de Nations Unies

• Apporter du support aux activités des achats (acheminement des instruments contractuels aux fournisseurs, suivi des livraisons en concertation avec la logistique, clôture des instruments contractuels et mise à jour de la documentation)
• Assister au suivi et mise à jour des bases données des fournisseurs : contacts périodiques, tenue des dossiers des historiques, organisation, des rencontres avec les fournisseurs.
• Assurer l’enregistrement des activités des achats
• S'acquitter d'autres tâches selon les besoins du bureau

Assistant Administratif et Financier chez UNFPA

1. Administration
Sous la supervision directe du coordonnateur de projet, l’Assistant Administratif et
Financier assure les tâches suivantes :
1. Assurer la supervision directe de l’utilisation et contrôle du véhicule et
surveiller les carnets de bord du véhicule du projet, assurer les mises à jour
mensuelles en temps opportun ;
2. En collaboration étroite avec le chauffeur du projet, s’assurer que le véhicule
soit en permanence en bon état de fonctionnement ;
3. Suivre la circulation des documents et le contrôle et visa des carnets de bord du
véhicule ;
4. Mettre en place et maintenir un système de gestion des dossiers efficace et
efficiente à jour ;
5. Superviser le bon fonctionnement du bureau, en s'assurant qu'il est propre,
hygiénique et constituent un environnement de travail sécurisé ;
6. Organiser les réunions sur la gestion administrative du projet, prend des notes
lors de ces réunions et en établit les PV ;
7. Suivre les dossiers des consultants (paiement des honoraires, absence)
8. Centraliser les listes de présence des consultants ;
9. Suivre les déplacements et missions du personnels et des consultants relatifs à
la mise en œuvre des activités du projet ;
10. Assurer le respect des procédures en matière de traitement des correspondances
;
11. Veiller à l’existence des réponses aux lettres reçues par le projet au niveau local
et sur demande du niveau central ;
12. Assurer le contact avec les autres services de l'Administration publique ;
13. Assurer son appui aux différentes missions sur terrain dans le cadre du projet
14. Appuyer l’organisation des ateliers, formations et autres rencontres de travail
au niveau local et relevant des activités du projet ;
15. Assurer un bon classement des documents de service et s'assurer également que
tous les documents qui vont hors du bureau sont expédiés dans le temps ;
16. Veiller aux conditions d’accueil des visiteurs et que leurs questions soient
traitées de la manière la plus appropriée ;
17. Appuyer l’acquisition de biens et services pour le projet, suivant les procédures
d’achat de UNFPA
18. Exécuter toute autre tâche administrative à la demande du bureau UNFPA.
2. Finances
19. Faire le suivi pour la remontés des pièces justificatives des mise à dispositions
appuyer le service financier l’UNFPA dans les réconciliations du compte y
relatif ;
20. Suivre l’exécution rapide de paiement des factures du projet au niveau local et
dans le respect des procédures UNFPA ;
21. Collecte tous les documents nécessaires de procéder au paiement (bons de
commande, bons de livraison, certification des services rendus, fiches de
présence, etc…) et transférer au niveau des opérations ;