Front desk assistant

• Accueillir et renseigner les clients et les visiteurs
• Gérer les courriers (mails et courriers physiques)
• Coordonner avec l’Administration et Building Officer, les déplacements aériens du personnel interne et externe
• Assurer la réservation de vol et la réservation de l’hôtel du personnel en déplacement
• Appuyer l’administration dans leur besoin administratif (réservation des salles de réunions, préparation de divers événements)
• Assurer l’enregistrement des pointages des heures et/ou jours de tout le personnel.
• Gérer et superviser les agents de surface (assurer que les procédures de nettoyage, les produits utilisés, l’agencement des meubles sont conformes aux règles d’hygiène, de santé et sécurité du personnel)

Agent ticketing

• Accueillir et renseigner les clients (physiquement et au téléphone)
• Effectuer les réservations, encaissement, édition et délivrance des billets
• Assurer le suivi administratif des réservations et des ventes (comptabilité de la caisse, édition des factures, service après-vente en cas d’échange)
• Proposer des offres de fidélisation aux publics individuels et des tarifs préférentiels aux groupes
• Gérer la base de données clients

HOTESSE D'ACCUEIL

• Accueillir et orienter les visiteurs
• Gérer l’accès et la circulation des personnes au sein de l’établissement (remise des laissez-passer, badge visiteurs…)
• Insérer et actualiser les données sur informatique (inscription sur registre, rapport d'appels téléphoniques)
• Gérer les courriers (réception, triage et distribution)
• Gérer les appels téléphoniques internes et externes (transfert appel vers les interlocuteurs concernés ou note des messages)

Réceptionniste

• Accueillir les clients et régler les formalités administratives nécessaires pour le séjour
• Gérer les réservations et la disponibilité des chambres en temps réel (ORCHESTRA software) : dates d'arrivée, de départ, documents éventuels : voucher,...
• Gérer les appels téléphoniques (national et international)
• Effectuer la comptabilité journalière, la facturation des prestations, l'encaissement des notes et le contrôle des paiements
• Gérer les fonds de caisse et faire une passation journalière de la caisse
• Optimiser le taux d'occupation et le chiffre d'affaires
• Etablir des rapports pour le service comptabilité chaque quinzaine du mois
• Préparer la salle de conférence pour des différentes réunions
• Mettre à jour l'affichage, les plaquettes publicitaires, les informations mises à la disposition des clients et uvisiteurs
• Effectuer les taches administratives (opérations de classement, frappe et mise en forme de document, gestion des courriers, établissement des bons de commandes…)
• Passer et suivre les commandes auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements.
• Communiquer avec les agences de voyage, tours opérateurs,…